Contoh Surat Peringatan Karyawan (SP1, SP2, SP3) + Aturan yang Berlaku

Memberikan surat peringatan kepada karyawan yang melanggar aturan terlihat sederhana, tetapi salah langkah sedikit saja bisa membuat PHK yang Anda lakukan dianggap tidak sah di Pengadilan Hubungan Industrial. Surat peringatan (SP) bukan sekadar surat teguran biasa. Ia adalah instrumen pembinaan berjenjang yang diatur undang-undang, dengan masa berlaku, prosedur, dan konsekuensi hukum yang spesifik untuk tiap tingkatannya.

Artikel ini membahas tuntas aturan surat peringatan karyawan di Indonesia: dasar hukumnya, perbedaan SP1, SP2, dan SP3, masa berlaku masing-masing, prosedur pemberian yang sah, hingga contoh format surat peringatan yang bisa Anda adaptasi.

Ringkasnya: SP1, SP2, dan SP3 diberikan berturut-turut untuk pelanggaran yang berulang, masing-masing berlaku paling lama 6 bulan. Jika karyawan mengulangi pelanggaran dalam masa berlaku SP, perusahaan naik ke tingkat berikutnya. Setelah SP3 masih dilanggar, perusahaan dapat melakukan PHK dengan kewajiban membayar pesangon 0,5 kali ketentuan normal.

Apa Itu Surat Peringatan Karyawan?

Surat peringatan karyawan adalah surat resmi dari perusahaan yang menyatakan bahwa seorang karyawan telah melakukan pelanggaran terhadap perjanjian kerja, peraturan perusahaan (PP), atau perjanjian kerja bersama (PKB), sekaligus menjadi peringatan tertulis agar tidak mengulanginya.

Fungsi SP ada dua. Pertama, sebagai pembinaan: memberi kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki perilaku dalam jangka waktu tertentu. Kedua, sebagai dokumentasi administratif: bukti tertulis berjenjang yang menjadi syarat sah PHK jika pembinaan gagal. Tanpa SP yang sah dan berjenjang, PHK karena alasan pelanggaran aturan bisa dibatalkan.

Perlu dibedakan dengan teguran lisan. Teguran lisan bersifat informal dan tidak tercatat sebagai tahapan sanksi. SP selalu tertulis, bernomor, ditandatangani, dan diarsipkan oleh HRD.

Apa Dasar Hukum Surat Peringatan di Indonesia?

Ketentuan utama ada di Pasal 161 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana telah diubah oleh Undang-Undang Cipta Kerja. Pasal ini mengatur bahwa pengusaha dapat melakukan PHK terhadap pekerja yang melanggar ketentuan dalam perjanjian kerja, PP, atau PKB, setelah kepada pekerja tersebut diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.

Aturan pelaksanaannya dijabarkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021, khususnya Pasal 52 yang mengatur hak-hak pekerja yang di-PHK setelah melalui tahapan SP1, SP2, dan SP3.

Dua prinsip kunci dari regulasi ini:

1. Berturut-turut. SP2 hanya sah jika SP1 masih berlaku dan karyawan mengulangi pelanggaran dalam masa berlakunya. Begitu pula SP3 terhadap SP2.
2. Masa berlaku maksimal 6 bulan. Masing-masing SP berlaku paling lama 6 bulan sejak diterbitkan, kecuali PP/PKB menetapkan lebih singkat.

Apa Perbedaan SP1, SP2, dan SP3?

Ketiga tingkatan SP memiliki kedudukan yang berjenjang. Berikut perbandingannya:

Penting: SP tidak selalu harus dimulai dari SP1. Untuk pelanggaran berat, perusahaan dapat langsung memberikan SP2 atau SP3 dengan mempertimbangkan asas proporsionalitas, sepanjang jenis pelanggarannya diatur dalam PP/PKB. Bahkan PP/PKB dapat mengatur pelanggaran tertentu yang langsung dikenai "peringatan pertama dan terakhir".

Berapa Lama Masa Berlaku Setiap Surat Peringatan?

Setiap surat peringatan berlaku paling lama 6 bulan sejak tanggal diterbitkan. Perusahaan diperbolehkan menetapkan masa berlaku yang lebih singkat (misalnya 3 bulan) melalui PP atau PKB, tetapi tidak diperbolehkan menetapkan lebih dari 6 bulan.

Masa berlaku ini bukan sekadar formalitas. Ia menentukan sah tidaknya eskalasi:

• Jika karyawan mengulangi pelanggaran dalam masa berlaku SP1, perusahaan sah menerbitkan SP2.
• Jika masa berlaku SP1 sudah kedaluwarsa dan karyawan melakukan pelanggaran baru, maka yang diterbitkan adalah SP1 lagi, bukan SP2. Status karyawan dianggap bersih.

Karena itu HRD wajib mencatat tanggal penerbitan dan tanggal kedaluwarsa setiap SP dalam database karyawan. Satu-satunya cara praktis memantau puluhan SP yang beredar adalah pencatatan yang rapi dan pengingat otomatis sebelum masa berlaku habis.

Apakah SP Harus Selalu Diberikan Berurutan dari SP1?

Tidak selalu. Prinsipnya adalah proporsionalitas antara berat pelanggaran dan sanksi. Praktik yang umum dan diakui:

• Pelanggaran ringan yang pertama kali terjadi: mulai dari SP1.
• Pelanggaran sedang: dapat langsung SP2.
• Pelanggaran berat: dapat langsung SP3, atau bahkan langsung PHK untuk kategori pelanggaran bersifat mendesak yang sudah diatur dalam PP/PKB (misalnya pencurian, pemalsuan dokumen).

Namun keleluasaan ini ada syaratnya: jenis pelanggaran dan bobot sanksinya harus tertulis eksplisit dalam PP atau PKB. Jika tidak diatur, perusahaan akan kesulitan membuktikan keabsahan lompatan sanksi ketika karyawan menggugat ke Pengadilan Hubungan Industrial. Jadi sebelum menerbitkan SP, pastikan PP/PKB perusahaan sudah memuat matriks pelanggaran dan sanksi yang jelas.

Pelanggaran Apa Saja yang Umum Dikenai SP?

Undang-undang tidak membuat daftar pelanggaran, sehingga kategorisasinya diserahkan kepada masing-masing perusahaan melalui PP/PKB. Contoh yang lazim dipakai:

• Ringan: terlambat masuk kerja berulang, tidak memakai seragam atau atribut kerja, meninggalkan area kerja tanpa izin singkat.
• Sedang: mangkir 1 sampai 2 hari tanpa keterangan, menolak tugas yang wajar dari atasan, tidur saat jam kerja.
• Berat: berkelahi di lingkungan perusahaan, merusak aset perusahaan dengan sengaja, membocorkan rahasia perusahaan.

Catatan penting: untuk pelanggaran yang tergolong kesalahan berat menurut undang-undang lama, ketentuan dalam UU Cipta Kerja mengubah pendekatannya menjadi pelanggaran bersifat mendesak yang harus diatur dulu dalam perjanjian kerja, PP, atau PKB. Tanpa pengaturan tertulis itu, perusahaan tidak bisa serta-merta mem-PHK tanpa melalui tahapan SP.

Bagaimana Prosedur Pemberian SP yang Sah?

Agar SP berkekuatan hukum penuh sebagai dasar pembinaan dan eventual PHK, ikuti prosedur berikut:

1. Verifikasi pelanggaran. Pastikan fakta pelanggaran jelas: kapan, di mana, apa yang dilanggar, dan pasal mana dalam PP/PKB yang dilanggar. Kumpulkan bukti pendukung (absensi, CCTV, keterangan saksi).
2. Beri kesempatan klarifikasi. Panggil karyawan untuk dimintai keterangan. Prinsip keadilan prosedural ini penting jika kasus berlanjut ke perselisihan.
3. Tentukan tingkat SP. Sesuaikan dengan matriks sanksi di PP/PKB dan riwayat SP karyawan yang masih berlaku.
4. Terbitkan SP tertulis. Gunakan format resmi bernomor, cantumkan identitas karyawan, uraian pelanggaran, dasar aturan yang dilanggar, masa berlaku SP, dan klausul eskalasi (lihat di bawah).
5. Serahkan dan minta tanda terima. Karyawan menandatangani tanda terima sebagai bukti SP telah diterima dan dipahami. Jika menolak menandatangani, catat penolakan tersebut dengan saksi (misalnya atasan langsung dan HRD) dan tetap serahkan salinannya.
6. Arsipkan. Simpan salinan SP, bukti penyerahan, dan dokumen pendukung dalam file karyawan. Catat tanggal kedaluwarsanya.

Klausul eskalasi adalah kalimat standar yang wajib ada di setiap SP, misalnya: "Apabila Saudara melakukan pelanggaran kembali dalam masa berlakunya Surat Peringatan ini, maka Perusahaan akan memberikan Surat Peringatan berikutnya atau melakukan tindakan disiplin lanjutan sesuai ketentuan yang berlaku." Klausul ini menegaskan bahwa karyawan berada dalam masa pembinaan dan pengawasan.

Apa Saja Komponen Wajib dalam Format Surat Peringatan?

Format SP yang baik memuat komponen berikut:

• Kop perusahaan dan nomor surat.
• Identitas lengkap karyawan (nama, NIK/ID karyawan, jabatan, departemen).
• Uraian pelanggaran secara spesifik (hari, tanggal, jam, dan bentuk pelanggarannya).
• Dasar aturan yang dilanggar (pasal dalam PP/PKB atau perjanjian kerja).
• Tingkat SP dan masa berlakunya (6 bulan sejak diterbitkan, atau sesuai PP/PKB).
• Klausul eskalasi.
• Tempat, tanggal, tanda tangan pejabat yang berwenang, serta kolom tanda terima karyawan dan saksi.

Berikut contoh format SP1 yang bisa Anda adaptasi. Untuk SP2 dan SP3, strukturnya sama, hanya tingkat peringatannya dan rujukan ke SP sebelumnya yang berubah (contoh: SP2 merujuk nomor dan tanggal SP1 yang masih berlaku).

Contoh Surat Peringatan Pertama (SP1):

SURAT PERINGATAN PERTAMA
Nomor: 001/HRD-SP/I/2026

Yang bertanda tangan di bawah ini, HRD PT [Nama Perusahaan], dengan ini memberikan Surat Peringatan Pertama kepada:

Nama: [Nama Karyawan]
NIK: [Nomor Induk Karyawan]
Jabatan: [Jabatan]
Departemen: [Departemen]

Sehubungan dengan pelanggaran tata tertib perusahaan yang Saudara lakukan pada [hari, tanggal, jam], yaitu [uraian pelanggaran secara spesifik], yang melanggar Pasal [__] Peraturan Perusahaan PT [Nama Perusahaan]. Sebelumnya Saudara telah mendapat teguran lisan pada [tanggal] namun tidak diindahkan.

Dengan ini Perusahaan memberikan Surat Peringatan Pertama (SP1) yang berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal diterbitkannya surat ini. Apabila dalam masa berlaku SP1 ini Saudara melakukan pelanggaran kembali, maka Perusahaan akan memberikan Surat Peringatan Kedua atau tindakan disiplin lanjutan sesuai ketentuan yang berlaku.

Demikian surat peringatan ini dibuat untuk diperhatikan dan dilaksanakan.

[Kota], [Tanggal]

Hormat kami,

(___________________)
[Nama], HRD Manager

Tanda terima:
Yang menerima, (___________________) [Nama Karyawan], tanggal: ______
Saksi: (___________________) [Nama Saksi], tanggal: ______

Apa yang Terjadi Jika Karyawan Melanggar Lagi Setelah SP3?

Jika dalam masa berlaku SP3 karyawan kembali melakukan pelanggaran, perusahaan dapat melakukan PHK. Ini adalah ujung dari pembinaan berjenjang.

Penting untuk dipahami: PHK setelah SP1, SP2, SP3 tetap mewajibkan perusahaan membayar hak-hak pekerja. Berdasarkan Pasal 52 ayat (1) PP Nomor 35 Tahun 2021, pekerja yang di-PHK dengan alasan ini berhak atas:

• uang pesangon sebesar 0,5 kali ketentuan Pasal 40 ayat (2);
• uang penghargaan masa kerja sebesar 1 kali ketentuan Pasal 40 ayat (3); dan
• uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 40 ayat (4).

Sebagai pembanding, untuk pelanggaran bersifat mendesak (Pasal 52 ayat 2), pekerja hanya berhak atas uang penggantian hak dan uang pisah, dan PHK dapat dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. Perbedaan ini menegaskan pentingnya mengklasifikasikan pelanggaran dengan tepat sejak awal.

Apa Kesalahan Umum HR dalam Memberikan SP?

• Tidak ada dasar tertulis di PP/PKB. Jenis pelanggaran tidak diatur eksplisit sehingga SP mudah digugat.
• Masa berlaku melebihi 6 bulan. Penetapan 12 bulan misalnya, bertentangan dengan batas maksimal undang-undang.
• Tidak ada bukti penyerahan. SP diterbitkan tetapi tidak ada tanda terima atau catatan penolakan bersaksi.
• Menggunakan SP kedaluwarsa untuk eskalasi. SP1 yang sudah lewat 6 bulan dipakai sebagai dasar SP2.
• Tidak mencantumkan klausul eskalasi. Karyawan berdalih tidak tahu konsekuensi pengulangan.
• Langsung PHK tanpa tahapan. Untuk pelanggaran yang bukan kategori mendesak, melewatkan SP membuat PHK cacat prosedur.

Pertanyaan Umum tentang Surat Peringatan Karyawan

Apakah surat peringatan hangus setelah 6 bulan?

Ya. Setiap SP berlaku paling lama 6 bulan sejak diterbitkan. Jika dalam 6 bulan karyawan tidak mengulangi pelanggaran, SP tersebut kedaluwarsa dan statusnya dianggap bersih. Pelanggaran berikutnya dihitung sebagai SP1 lagi.

Bagaimana jika karyawan menolak menandatangani SP?

Penolakan tidak membatalkan SP. Catat penolakan tersebut secara tertulis dengan disaksikan minimal dua orang (misalnya atasan langsung dan HRD), tetap serahkan salinan SP kepada karyawan, dan arsipkan berita acara penolakannya.

Bisakah SP1 langsung naik ke SP3?

Bisa, jika bobot pelanggarannya berat dan hal itu diatur dalam PP/PKB perusahaan. Asas proporsionalitas membolehkan lompatan tingkat, tetapi dasarnya harus tertulis eksplisit agar sah.

Apakah karyawan yang di-PHK setelah SP3 tetap dapat pesangon?

Ya. Berdasarkan Pasal 52 ayat (1) PP 35/2021, pekerja berhak atas uang pesangon 0,5 kali ketentuan normal, uang penghargaan masa kerja 1 kali, dan uang penggantian hak.

Apakah SP berlaku untuk karyawan kontrak (PKWT)?

Ya. Ketentuan SP berlaku untuk seluruh pekerja, baik PKWT maupun PKWTT, karena yang diatur adalah pelanggaran terhadap perjanjian kerja, PP, atau PKB.

Berapa lama perusahaan harus menyimpan arsip SP?

Tidak ada batas waktu khusus dalam regulasi, tetapi praktik terbaik adalah menyimpannya selama masa kerja karyawan ditambah masa daluwarsa perselisihan hubungan industrial. Arsip yang rapi adalah tameng utama jika PHK dipersoalkan di kemudian hari.

Kelola Administrasi Karyawan Lebih Rapi dengan Template Manajemen Karyawan

Memberikan SP hanyalah satu bagian dari administrasi karyawan. Tantangan sesungguhnya adalah mencatat dan memantaunya: SP siapa yang masih berlaku, kapan kedaluwarsanya, siapa yang sudah sampai SP2, dan riwayat pelanggaran tiap karyawan. Tanpa sistem pencatatan yang rapi, HRD mudah kecolongan menggunakan SP kedaluwarsa atau kehilangan bukti penyerahan.

Template Manajemen Karyawan dari templatehrd.com membantu Anda mendokumentasikan seluruh riwayat administratif karyawan dalam satu file terstruktur, termasuk pencatatan surat peringatan berjenjang. Lihat koleksi templatenya di templatehrd.com dan pilih yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Catatan: Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat hukum. Untuk kasus spesifik, konsultasikan dengan konsultan hukum ketenagakerjaan.

Sumber

• Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, Pasal 161.
• Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang.
• Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja, Pasal 40 dan Pasal 52.