Contoh Slip Gaji + Komponennya Sesuai Regulasi

Slip gaji adalah bukti pembayaran upah yang wajib diberikan perusahaan kepada karyawan setiap kali upah dibayarkan, lengkap dengan rincian penghasilan dan potongannya. Banyak karyawan hanya melihat angka terakhir yang masuk ke rekening, padahal slip gaji adalah dokumen yang membuktikan bahwa gaji dihitung dengan benar, potongan dilakukan sesuai aturan, dan hak karyawan dipenuhi.

Bagi HR, slip gaji yang rapi bukan sekadar formalitas. Slip yang tidak lengkap atau salah hitung adalah sumber pertanyaan karyawan yang paling sering muncul setiap bulan, dan dalam sengketa hubungan industrial, slip gaji menjadi salah satu bukti utama yang diperiksa. Karena itu, format dan isinya perlu dibuat dengan benar sejak awal.

Ringkasnya: Artikel ini membahas contoh slip gaji karyawan beserta komponennya sesuai regulasi: dasar hukum kewajiban menerbitkan slip gaji, komponen yang wajib ada, cara membaca penghasilan dan potongan (BPJS, PPh 21, potongan lain), dua contoh slip gaji lengkap dengan perhitungan, keabsahan slip gaji digital, kesalahan umum, serta cara menyimpan slip gaji dengan aman.

Apa Itu Slip Gaji dan Mengapa Perusahaan Wajib Menerbitkannya?

Slip gaji, atau dalam bahasa regulasi disebut bukti pembayaran upah, adalah dokumen yang memuat rincian upah yang diterima pekerja pada saat upah dibayarkan. Kewajiban ini diatur dalam Pasal 53 ayat (2) Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan (PP 36/2021): pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja atau buruh pada saat upah dibayarkan.

Artinya, slip gaji bukan dokumen opsional. Setiap kali perusahaan membayar upah, karyawan berhak menerima rinciannya. Kewajiban ini berlaku untuk semua karyawan, baik karyawan tetap (PKWTT) maupun karyawan kontrak (PKWT), selama ada hubungan kerja dan pembayaran upah.

Slip gaji memiliki tiga fungsi utama. Pertama, bagi karyawan, slip gaji adalah bukti resmi bahwa upah sudah dibayarkan dan cara penghitungannya transparan. Kedua, bagi perusahaan, slip gaji adalah dokumentasi penggajian yang melindungi perusahaan jika muncul perselisihan tentang jumlah upah yang dibayarkan. Ketiga, bagi pihak ketiga, slip gaji sering diminta sebagai dokumen pendukung, misalnya saat karyawan mengajukan KPR atau kredit kendaraan ke bank.

Catatan tentang UU Pelindungan Ketenagakerjaan 2026: UU Pelindungan Ketenagakerjaan disahkan DPR pada 6 Oktober 2026. Sampai aturan pelaksana UU tersebut terbit, acuan teknis pengupahan, termasuk kewajiban bukti pembayaran upah, masih mengacu pada PP 36/2021. Artikel ini akan diperbarui mengikuti regulasi final.

Apa Saja Komponen Slip Gaji yang Wajib Ada?

Regulasi mewajibkan slip gaji memuat rincian upah yang diterima karyawan. Dalam praktik, slip gaji yang baik memuat kelompok informasi berikut agar mudah dibaca dan mudah diverifikasi:

Satu hal yang perlu diperhatikan: slip gaji sebaiknya membedakan dengan jelas antara potongan dari gaji karyawan dan kontribusi yang ditanggung perusahaan. Iuran BPJS yang ditanggung perusahaan bukan potongan gaji, sehingga menuliskannya di kolom potongan akan membuat karyawan mengira gajinya dipotong lebih besar dari yang sebenarnya.

Bagaimana Cara Membaca Komponen Penghasilan di Slip Gaji?

Penghasilan di slip gaji terdiri atas upah dan pendapatan non-upah. Memahami perbedaan ini penting karena keduanya diperlakukan berbeda dalam perhitungan iuran BPJS dan pajak.

Upah terdiri atas gaji pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap. PP 36/2021 Pasal 7 mengatur komposisi ini: besarnya upah pokok paling sedikit 75% dari jumlah upah pokok dan tunjangan tetap, baik bila komponen upah terdiri atas upah pokok dan tunjangan tetap saja, maupun bila ditambah tunjangan tidak tetap. Artinya, perusahaan tidak boleh membuat gaji pokok sangat kecil lalu menumpuk sisanya pada tunjangan tetap. Untuk jabatan atau pekerjaan tertentu, persentase ini dapat diatur berbeda dalam PK, Peraturan Perusahaan, atau PKB (Pasal 7 ayat (5)).

• Gaji pokok: imbalan dasar atas pekerjaan, dibayarkan tetap setiap periode. Upah (gaji pokok ditambah tunjangan tetap) menjadi dasar banyak perhitungan lain, termasuk upah lembur.
• Tunjangan tetap: tunjangan yang dibayarkan secara tetap setiap bulan, misalnya tunjangan jabatan, tunjangan makan, dan tunjangan transportasi.
• Tunjangan tidak tetap: tunjangan yang besarnya berubah-ubah atau hanya dibayar dalam kondisi tertentu, misalnya tunjangan kehadiran yang dipotong bila karyawan absen.
• Upah lembur: upah atas kerja lembur, dihitung dengan rumus 1/173 dikali upah sebulan untuk upah sejam. Untuk lembur di hari kerja biasa, jam pertama dibayar 1,5 kali upah sejam dan jam berikutnya dibayar 2 kali upah sejam (PP 35/2021 Pasal 31 dan 32). Cara menghitung lembur selengkapnya dibahas dalam artikel aturan lembur karyawan.

Pendapatan non-upah menurut Pasal 8 PP 36/2021 meliputi tunjangan hari raya keagamaan (THR), insentif, bonus, uang pengganti fasilitas kerja, dan uang servis pada usaha tertentu. THR wajib dibayarkan paling lama 7 hari sebelum hari raya keagamaan (Pasal 9 PP 36/2021). Ketika THR atau bonus dibayarkan, nominalnya muncul di slip gaji bulan pembayaran tersebut. Rumus dan contoh THR dibahas dalam artikel cara menghitung THR karyawan.

Potongan Apa Saja yang Boleh Muncul di Slip Gaji?

Tidak semua potongan boleh dibebankan ke gaji karyawan. PP 36/2021 Pasal 63 mengatur bahwa pemotongan upah dapat dilakukan untuk pembayaran denda, ganti rugi, uang muka upah, sewa rumah atau sewa barang milik perusahaan yang disewakan kepada pekerja, utang atau cicilan utang pekerja, dan kelebihan pembayaran upah. Pasal 64 menambahkan bahwa pemotongan upah untuk pihak ketiga hanya dapat dilakukan berdasarkan surat kuasa dari pekerja, yang setiap saat dapat ditarik kembali, kecuali untuk kewajiban kepada negara atau iuran sebagai peserta jaminan sosial. Pasal 65 menetapkan batas penting: jumlah keseluruhan pemotongan upah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 63 paling banyak 50% dari setiap pembayaran upah yang diterima pekerja. Menurut bunyi Pasal 65, batas 50% ini berlaku untuk pemotongan Pasal 63; iuran BPJS dan PPh 21 merupakan pemotongan statutory yang diatur di luar Pasal 63.

Dalam praktik, potongan yang paling sering muncul di slip gaji adalah iuran jaminan sosial dan pajak. Berikut tarif yang berlaku:

Dari tabel di atas terlihat bahwa total potongan BPJS yang benar-benar memotong gaji karyawan adalah 4%: 2% JHT, 1% JP, dan 1% BPJS Kesehatan. JKK dan JKM sepenuhnya ditanggung perusahaan. JKP tidak muncul di slip gaji sebagai potongan pekerja, karena iurannya bersumber dari Pemerintah Pusat dan pendanaan JKP (PP 37/2021 jo. PP 6/2025).

Untuk PPh 21, sejak 1 Januari 2024 pemotongan bulanan pegawai tetap memakai Tarif Efektif Rata-rata (TER) berdasarkan PP 58/2023 dan PMK 168/2023. Caranya: penghasilan bruto sebulan dikalikan tarif TER sesuai kategori PTKP karyawan (kategori A, B, atau C). TER dipakai untuk masa pajak Januari sampai November. Pada masa pajak terakhir (umumnya Desember, atau bulan terakhir bekerja bagi karyawan yang berhenti di tengah tahun), PPh 21 dihitung ulang setahun dengan tarif Pasal 17 UU PPh. Sebagai contoh, untuk kategori A (status PTKP TK/0, TK/1, atau K/0), tarif TER adalah 0% untuk penghasilan bruto sampai dengan Rp 5.400.000 per bulan.

Contoh Slip Gaji Karyawan Tetap

Berikut contoh slip gaji untuk karyawan tetap dengan status PTKP TK/0 (tidak kawin tanpa tanggungan), periode September 2026. Contoh ini memakai dasar perhitungan iuran BPJS sebesar upah (gaji pokok ditambah tunjangan tetap) sebesar Rp 5.000.000. Gaji pokok Rp 4.000.000 adalah 80% dari jumlah gaji pokok dan tunjangan tetap, sehingga memenuhi ketentuan minimal 75% dalam PP 36/2021.

Sebagai informasi tambahan (bukan potongan gaji), perusahaan menanggung iuran berikut untuk karyawan ini: JKK 0,54% (tingkat risiko rendah) Rp 27.000, JKM 0,3% Rp 15.000, JHT 3,7% Rp 185.000, JP 2% Rp 100.000, dan BPJS Kesehatan 4% Rp 200.000, total Rp 527.000. Total biaya perusahaan untuk karyawan ini pada bulan tersebut adalah Rp 5.527.000.

Contoh Slip Gaji dengan Lembur dan Bonus

Contoh kedua menunjukkan slip gaji pada bulan ketika karyawan menerima upah lembur dan bonus. Karyawan ini berstatus PTKP TK/0, dengan gaji pokok Rp 6.000.000 dan tunjangan tetap Rp 1.500.000, sehingga upahnya Rp 7.500.000. Pada bulan ini ia lembur 4 jam di hari kerja biasa dan menerima bonus Rp 1.000.000.

Perhitungan upah lemburnya: upah sejam sama dengan 1/173 dikali upah sebulan, yaitu 1/173 x Rp 7.500.000 sama dengan Rp 43.352,60. Jam pertama lembur dibayar 1,5 kali upah sejam, jam kedua sampai keempat dibayar 2 kali upah sejam, sehingga total pengali adalah 7,5. Upah lembur sama dengan 7,5 x Rp 43.352,60 sama dengan Rp 325.144,51, dibulatkan menjadi Rp 325.145.

Perhatikan dua hal pada contoh ini. Pertama, dasar perhitungan iuran BPJS adalah upah (gaji pokok ditambah tunjangan tetap) sebesar Rp 7.500.000, bukan total bruto. Upah lembur dan bonus tidak masuk ke dasar perhitungan iuran BPJS. Kedua, dasar perhitungan PPh 21 adalah penghasilan bruto sebulan, termasuk lembur dan bonus, sehingga PPh 21-nya dihitung dari Rp 8.825.145 dengan tarif TER A 1,75% (lapisan bruto Rp 8.550.001 sampai Rp 9.650.000 untuk kategori A).

Untuk karyawan kontrak (PKWT), format slip gajinya sama dengan karyawan tetap. Yang membedakan adalah status hubungan kerja yang tercantum dan komponen yang mungkin tidak ada. Uang kompensasi berakhirnya PKWT bukan komponen rutin bulanan; dibayarkan saat kontrak berakhir, dan bila dibayarkan bersamaan dengan upah terakhir, dicantumkan pada slip periode terakhir dengan keterangan terpisah. Format kontrak kerja PKWT yang benar dibahas dalam artikel terpisah.

Apakah Slip Gaji Digital Sah?

Ya, sepanjang memuat rincian upah yang diwajibkan. Pasal 53 ayat (2) PP 36/2021 mewajibkan perusahaan memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah, tanpa mengatur bentuknya secara eksplisit (kertas atau elektronik). Artinya, slip gaji yang dikirim melalui email, aplikasi HRIS, atau portal karyawan memenuhi kewajiban tersebut, selama karyawan benar-benar menerima dan dapat mengaksesnya.

Dalam praktik, slip gaji digital justru lebih aman dan lebih rapi daripada kertas, dengan tiga syarat. Pertama, distribusinya tertutup: setiap karyawan hanya menerima slip gajinya sendiri, bukan daftar gaji seluruh perusahaan. Kedua, pengiriman dan penyimpanannya terlindungi, misalnya melalui akun karyawan yang memakai kata sandi, bukan tautan terbuka yang bisa diteruskan siapa saja. Ketiga, perusahaan menyimpan arsip slip gaji yang bisa dibuka kembali jika karyawan membutuhkannya, misalnya untuk pengajuan kredit.

Perusahaan yang masih memakai slip gaji kertas tetap perlu memperhatikan hal yang sama: slip gaji jangan diletakkan begitu saja di meja umum atau dibagikan melalui grup chat yang berisi banyak orang.

Kesalahan Umum dalam Membuat Slip Gaji

Kesalahan slip gaji jarang berasal dari niat buruk. Umumnya berasal dari template yang tidak pernah diperbarui atau proses payroll yang masih manual. Berikut kesalahan yang paling sering terjadi beserta cara memperbaikinya:

Bagaimana Cara Menyimpan dan Mengamankan Slip Gaji?

Slip gaji memuat data keuangan pribadi karyawan, yang termasuk data pribadi spesifik menurut Pasal 4 ayat (2) huruf f UU PDP. Karena itu, penyimpanan dan pendistribusian slip gaji harus diperlakukan sama seriusnya dengan dokumen rahasia lainnya. UU PDP Pasal 65 ayat (2) melarang pengungkapan data pribadi secara melawan hukum, dan perusahaan sebagai pengendali data wajib menjaga keamanan data yang dikelolanya.

Beberapa praktik yang sebaiknya diterapkan:

• Batasi akses: hanya HR atau finance yang berwenang dan karyawan yang bersangkutan yang dapat mengakses slip gaji tertentu.
• Gunakan kanal tertutup: kirim slip gaji ke email atau akun pribadi karyawan, bukan ke grup chat, folder bersama tanpa pembatasan, atau printer bersama yang bisa diambil siapa saja.
• Lindungi file-nya: untuk slip gaji digital, gunakan format yang dilindungi kata sandi atau sistem yang mengharuskan login. Jangan membagikan tautan unduhan terbuka.
• Simpan arsip secara sistematis: arsipkan slip gaji per karyawan per periode dengan penamaan yang konsisten, dan simpan selama masih diperlukan untuk pembuktian dan audit.
• Siapkan prosedur koreksi: jika ditemukan kesalahan pada slip gaji yang sudah terbit, terbitkan slip gaji koreksi dengan penjelasan yang jelas, jangan mengubah file lama secara diam-diam.

Untuk karyawan, simpan slip gaji Anda dengan baik. Slip gaji diperlukan untuk banyak keperluan, dari pengajuan kredit sampai pembuktian penghasilan saat pindah kerja.

Pertanyaan Umum tentang Slip Gaji

Apakah slip gaji wajib diberikan setiap bulan?

Ya. Pasal 53 ayat (2) PP 36/2021 mewajibkan pengusaha memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima pekerja pada saat upah dibayarkan. Karena upah dibayarkan setiap periode, slip gaji juga diterbitkan setiap periode pembayaran, umumnya setiap bulan.

Apakah slip gaji boleh dikirim dalam bentuk digital?

Boleh. Regulasi mewajibkan bukti pembayaran upah yang memuat rincian, tanpa mengatur bentuknya secara eksplisit (kertas atau elektronik). Slip gaji digital yang dikirim melalui email atau aplikasi HRIS memenuhi kewajiban ini, selama karyawan benar-benar menerima dan dapat mengaksesnya, dan distribusinya tertutup per karyawan.

Apa beda gaji kotor (bruto) dan take home pay?

Gaji kotor atau bruto adalah total penghasilan sebelum potongan, yaitu gaji pokok ditambah tunjangan, lembur, bonus, dan komponen penghasilan lain. Take home pay adalah gaji bersih yang benar-benar ditransfer ke karyawan setelah dikurangi seluruh potongan, seperti iuran BPJS porsi pekerja dan PPh 21.

Mengapa potongan BPJS saya berbeda dengan rekan kerja?

Potongan BPJS dihitung dari upah masing-masing karyawan (gaji pokok ditambah tunjangan tetap), sehingga karyawan dengan upah berbeda akan memiliki potongan yang berbeda. Selain itu, ada batas upah untuk perhitungan JP (Rp 11.086.300 per bulan, berlaku sejak Maret 2026) dan BPJS Kesehatan (Rp 12.000.000 per bulan), sehingga karyawan dengan upah di atas batas tersebut tidak lagi dipotong secara proporsional penuh.

Apakah slip gaji bisa dipakai untuk pengajuan KPR?

Ya, slip gaji adalah salah satu dokumen yang umum diminta bank untuk menilai kemampuan membayar calon debitur. Bank biasanya meminta slip gaji 3 bulan terakhir beserta rekening koran. Pastikan slip gaji yang Anda terima memuat identitas perusahaan, periode, rincian penghasilan, dan nominal yang konsisten dengan mutasi rekening Anda.

Buat Slip Gaji Karyawan Tanpa Hitung Manual dengan Manajemen Karyawan (PRO)

Sebagian besar kesalahan slip gaji bermula jauh sebelum payroll dihitung: dari data karyawan yang tidak lengkap, tersebar di banyak file, atau tidak pernah diperbarui. Nomor induk yang salah, jabatan yang tidak sesuai, atau status PTKP yang kedaluwarsa, semuanya berujung pada slip gaji yang salah.

Menyusun slip gaji satu per satu untuk puluhan karyawan setiap bulan adalah pekerjaan berulang yang rawan salah hitung. Template Manajemen Karyawan (PRO) (Rp 149.000) dari TemplateHRD menghitung gaji secara otomatis dan membuat slip gaji individual untuk setiap karyawan hanya dengan beberapa klik, lengkap dengan data karyawan, struktur organisasi, dan rekap absensi dalam satu file.

Sumber

• Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan (Pasal 7, 8, 9, 53, 63, 64, 65)
• Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja (Pasal 31 dan 32)
• Peraturan Pemerintah Nomor 44 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Program Jaminan Kecelakaan Kerja dan Jaminan Kematian (Pasal 16 dan 19), sebagaimana diubah dengan PP 49/2023
• Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2023 tentang Tarif Pemotongan Pajak Penghasilan Pasal 21 atas Penghasilan Sehubungan dengan Pekerjaan, Jasa, atau Kegiatan Wajib Pajak Orang Pribadi, dan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 168 Tahun 2023 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemotongan Pajak atas Penghasilan Sehubungan dengan Pekerjaan, Jasa, atau Kegiatan Orang Pribadi
• Peraturan Presiden Nomor 64 Tahun 2020 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Presiden Nomor 82 Tahun 2018 tentang Jaminan Kesehatan
• Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• BPJS Ketenagakerjaan, "Berapa Besaran Iuran JHT, JKK, JKM, JP dan JKP?" (bpjsketenagakerjaan.go.id)
• Undang-Undang tentang Pelindungan Ketenagakerjaan, disahkan DPR pada 6 Oktober 2026 (aturan pelaksana menyusul)

Catatan: Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat hukum. Untuk kasus spesifik, konsultasikan dengan penasihat hukum atau dinas ketenagakerjaan setempat.