Contoh Surat Pengalaman Kerja (Paklaring) + Format Resmi

Surat pengalaman kerja (paklaring) adalah surat keterangan resmi dari perusahaan yang menyatakan bahwa seseorang pernah bekerja di sana, lengkap dengan jabatan dan masa kerjanya. Istilah paklaring berasal dari bahasa Belanda verklaring yang artinya pernyataan atau keterangan. Dokumen ini menjadi bekal penting saat melamar pekerjaan baru, mengurus klaim BPJS, sampai pengajuan kredit ke bank.

Ringkasnya: perusahaan wajib menerbitkan paklaring saat hubungan kerja berakhir bila diminta karyawan (Pasal 1602z KUHPerdata). Isi minimalnya: identitas karyawan, jabatan, dan masa kerja. Artikel ini memuat format resmi, 3 contoh surat siap pakai (resign, PHK, kontrak berakhir), dan cara memintanya ke HRD.

Apa Itu Surat Pengalaman Kerja (Paklaring)?

Paklaring adalah surat pernyataan tertulis yang dibuat oleh HRD dan ditandatangani pimpinan perusahaan. Fungsinya menerangkan fakta bahwa seseorang pernah menjadi karyawan perusahaan tersebut, pada jabatan tertentu, dalam periode tertentu.

Ada satu hal penting yang sering disalahpahami: paklaring bersifat faktual, bukan evaluatif. Artinya surat ini menerangkan fakta hubungan kerja yang pernah ada, bukan menilai bagus atau buruknya kinerja seseorang. Karena sifatnya faktual, paklaring tetap bisa diminta oleh karyawan yang berhenti dalam keadaan apa pun, termasuk yang mengundurkan diri maupun yang terkena PHK.

Paklaring berbeda dengan surat rekomendasi atau surat referensi kerja. Surat rekomendasi berisi penilaian positif dan dukungan dari atasan untuk karyawan yang bersangkutan, sedangkan paklaring hanya memuat keterangan objektif. Tabel berikut merangkum perbedaannya:

Apakah Perusahaan Wajib Memberikan Paklaring?

Ya, wajib, dengan satu syarat: karyawan memintanya. Dasar hukumnya adalah Pasal 1602z Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata).

Bunyinya kurang lebih: si majikan diwajibkan pada waktu berakhirnya hubungan kerja, atas permintaan si buruh, memberikan kepadanya sepucuk surat pernyataan yang ditandatangani olehnya. Surat itu memuat keterangan yang sebenarnya tentang sifat pekerjaan yang telah dilakukan serta lamanya hubungan kerja.

Ada tiga konsekuensi penting dari pasal ini:

1. Berlaku untuk semua status karyawan. Ketentuannya tidak membedakan karyawan tetap, karyawan kontrak (PKWT), maupun pekerja lepas. Selama pernah ada hubungan kerja, hak ini ada.
2. Berlaku apa pun alasan berhentinya. Karyawan yang resign, yang kontraknya berakhir, maupun yang di-PHK karena pelanggaran tetap berhak meminta paklaring.
3. Ada sanksi bila dilanggar. Majikan yang menolak memberikan surat keterangan yang diminta, atau dengan sengaja menuliskan keterangan yang tidak benar, bertanggung jawab atas kerugian yang timbul karenanya.

Perlu dicatat, UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 sendiri tidak mengatur paklaring secara eksplisit. Kebutuhan paklaring juga diakui secara tidak langsung dalam aturan jaminan sosial: Permenaker No. 4 Tahun 2022 menempatkan bukti berhenti bekerja, antara lain surat keterangan pengalaman kerja, sebagai salah satu dokumen persyaratan klaim Jaminan Hari Tua (JHT).

Apa Saja Komponen Wajib dalam Paklaring?

Tidak ada format baku yang ditetapkan undang-undang, setiap perusahaan boleh memakai template sendiri. Namun berdasarkan Pasal 1602z KUHPerdata dan praktik umum HRD, sebuah paklaring yang baik minimal memuat komponen berikut:

Dua hal yang perlu diperhatikan. Pertama, besaran gaji umumnya tidak dicantumkan dalam paklaring, kecuali karyawan secara khusus memintanya (misalnya untuk keperluan pengajuan kredit). Kedua, keterangan tentang "cara bagaimana si buruh telah menunaikan kewajiban-kewajibannya" hanya ditulis bila ada permintaan khusus, jadi jangan heran bila paklaring Anda hanya berisi fakta jabatan dan masa kerja.

Bagaimana Format Resmi Surat Pengalaman Kerja?

Format resmi paklaring mengikuti struktur surat dinas pada umumnya. Urutannya:

1. Kop perusahaan di bagian atas (logo, nama, alamat, telepon/email).
2. Nomor surat, misalnya: No. 023/HRD/SKPK/VIII/2026.
3. Judul: SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA (huruf kapital, di tengah).
4. Paragraf pembuka: pihak perusahaan yang menerangkan ("Yang bertanda tangan di bawah ini...").
5. Identitas karyawan: nama, tempat tanggal lahir, alamat, nomor induk karyawan bila ada.
6. Isi keterangan: pernyataan bahwa yang bersangkutan pernah bekerja sebagai [jabatan] sejak [tanggal mulai] sampai [tanggal berakhir].
7. Paragraf penutup: tujuan penerbitan surat ("Surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya") dan ucapan terima kasih/penutup profesional.
8. Tempat, tanggal penerbitan, tanda tangan pejabat berwenang, nama jelas, dan stempel perusahaan.

Gunakan bahasa Indonesia formal, hindari singkatan yang tidak baku, dan pastikan setiap data (nama, tanggal, jabatan) sudah diverifikasi dengan karyawan sebelum surat ditandatangani. Kesalahan kecil pada nama atau tanggal bisa membuat surat ditolak pihak bank atau kedutaan.

Contoh Surat Pengalaman Kerja untuk Karyawan Resign

Berikut contoh paklaring untuk karyawan yang mengundurkan diri. Catatan: nama orang, perusahaan, dan tanggal di bawah ini fiktif dan hanya untuk menunjukkan format.

Untuk kasus resign, kalimat penutup yang profesional dan netral sudah cukup. Tidak perlu mencantumkan alasan resign secara rinci kecuali karyawan memintanya.

Contoh Surat Pengalaman Kerja untuk Karyawan PHK

Untuk contoh paklaring karyawan yang terkena PHK, isi surat tetap faktual dan netral. Contoh di bawah ini fiktif, hanya untuk menunjukkan format.

Prinsipnya sama: tetap faktual. Alasan PHK boleh dicantumkan secara umum ("efisiensi perusahaan", "berakhirnya hubungan kerja") tanpa perlu menjabarkan detail yang bisa merugikan karyawan di proses rekrutmen berikutnya. Jika Anda HRD yang sedang menangani PHK, pastikan juga hak-hak karyawan seperti pesangon dan uang penggantian hak sudah dihitung dengan benar sebelum surat diterbitkan.

Contoh Surat Pengalaman Kerja untuk Karyawan Kontrak yang Berakhir

Untuk karyawan PKWT yang kontraknya berakhir (bukan diperpanjang), formatnya serupa. Contoh di bawah ini fiktif.

Untuk karyawan kontrak, ada baiknya mencantumkan periode kontrak dengan jelas karena ini sering ditanyakan saat verifikasi oleh perusahaan baru. Ketentuan kontrak kerja PKWT yang benar dibahas lengkap di artikel contoh offering letter dan kontrak kerja PKWT.

Bagaimana Cara Meminta Paklaring ke HRD?

Sebagai karyawan, mintalah paklaring secara resmi dan sopan. Langkahnya:

1. Ajukan saat proses keluar berlangsung. Waktu terbaik adalah saat exit interview atau segera setelah surat resign diterima. Jangan menunggu berbulan-bulan setelah keluar karena prosesnya jadi lebih sulit.
2. Gunakan jalur resmi. Kirim email atau surat permohonan ke HRD, bukan sekadar pesan chat informal. Jelaskan keperluan Anda (misalnya untuk melamar pekerjaan baru).
3. Lampirkan data pendukung. Sertakan nomor induk karyawan, tanggal masuk dan tanggal keluar, serta jabatan terakhir agar HRD mudah memverifikasi.
4. Selesaikan kewajiban serah terima dulu. Beberapa perusahaan menahan penerbitan paklaring sampai seluruh proses handover dan pengembalian aset selesai.
5. Periksa sebelum ditandatangani. Pastikan nama, jabatan, dan periode kerja tertulis dengan benar. Minta koreksi bila ada kesalahan sebelum surat difinalisasi.
6. Simpan salinan digital. Scan atau foto suratnya sebagai cadangan, karena dokumen ini sering dibutuhkan bertahun-tahun kemudian.

Apa yang Harus Dilakukan Jika Perusahaan Menolak Memberikan Paklaring?

Penolakan menerbitkan paklaring bukan hal yang bisa dibiarkan, karena ini hak yang dijamin Pasal 1602z KUHPerdata. Jika perusahaan menolak atau mempersulit:

1. Minta alasan tertulis. Tanyakan secara resmi apa dasar penolakannya. Seringkali penolakan terjadi karena miskomunikasi atau proses administrasi yang belum selesai.
2. Rujuk dasar hukumnya. Sampaikan secara sopan bahwa Pasal 1602z KUHPerdata mewajibkan perusahaan memberikan surat keterangan atas permintaan pekerja, dan penolakan dapat menimbulkan tanggung jawab atas kerugian yang timbul.
3. Libatkan serikat pekerja bila ada. Serikat pekerja/serikat buruh di perusahaan dapat membantu memediasi.
4. Lapor ke Disnaker. Bila cara musyawarah gagal, karyawan dapat mengadukan ke Dinas Ketenagakerjaan setempat untuk difasilitasi.
5. Pertimbangkan jalur hukum. Sebagai langkah terakhir, penolakan yang merugikan (misalnya membuat Anda gagal diterima kerja) dapat diperkarakan karena pasal ini mengatur tanggung jawab atas kerugian.

Dari sisi perusahaan, menolak menerbitkan paklaring hampir tidak pernah menguntungkan. Selain berisiko hukum, hal ini juga merusak reputasi perusahaan di mata calon karyawan. Penerbitan paklaring yang cepat dan akurat justru menjadi bagian dari administrasi kepegawaian yang profesional.

Kelola Dokumen Karyawan Lebih Rapi dengan Manajemen Karyawan PRO

Paklaring hanyalah satu dari puluhan dokumen karyawan yang harus dikelola HRD: data pegawai, kontrak kerja, slip gaji, rekap absensi, sampai struktur organisasi. Mengelolanya secara manual di file yang tersebar membuat penerbitan surat seperti paklaring jadi lambat dan rawan salah data.

Manajemen Karyawan (PRO) dari TemplateHRD adalah template Google Sheets all-in-one untuk pengelolaan data karyawan: database pegawai terpusat, struktur organisasi yang bisa diperbarui real-time, perhitungan gaji otomatis, pembuatan slip gaji individual, sampai rekap absensi bulanan. Dengan data yang tersusun rapi, menerbitkan paklaring atau dokumen kepegawaian lain tinggal menarik data yang sudah terverifikasi.

Lihat Manajemen Karyawan (PRO) Rp149.000 di sini dan rapikan administrasi karyawan Anda mulai hari ini.

Pertanyaan Umum tentang Surat Pengalaman Kerja (Paklaring)

Apakah paklaring sama dengan surat referensi kerja?

Tidak sama. Paklaring bersifat faktual (menerangkan jabatan dan masa kerja) dan merupakan hak karyawan berdasarkan Pasal 1602z KUHPerdata. Surat referensi atau rekomendasi bersifat evaluatif (berisi penilaian atasan) dan diberikan atas kebaikan perusahaan, bukan kewajiban hukum.

Apakah besaran gaji harus dicantumkan dalam paklaring?

Tidak wajib. Praktik umum hanya mencantumkan jabatan dan masa kerja. Besaran gaji biasanya dicantumkan hanya bila karyawan secara khusus memintanya, misalnya untuk keperluan pengajuan kredit ke bank.

Berapa lama perusahaan harus menerbitkan paklaring setelah diminta?

Undang-undang tidak menetapkan tenggat waktu secara spesifik. Praktik yang wajar adalah 7 sampai 14 hari kerja setelah permintaan resmi dan setelah seluruh proses serah terima selesai. Beberapa perusahaan mengatur tenggatnya di peraturan perusahaan atau PKB.

Apakah karyawan yang di-PHK karena pelanggaran tetap berhak atas paklaring?

Ya. Pasal 1602z KUHPerdata tidak membedakan alasan berakhirnya hubungan kerja. Bahkan bila pekerja mengakhiri hubungan kerja secara melawan hukum, pemberi kerja hanya berhak menyebutkan hal itu di dalam surat, bukan menolak menerbitkannya.

Apakah paklaring bisa diminta bertahun-tahun setelah resign?

Secara hukum haknya tetap ada karena pasal ini tidak menetapkan daluarsa khusus. Namun secara praktis, semakin lama jaraknya semakin sulit verifikasi datanya (arsip, pejabat yang menandatangani sudah berganti). Karena itu mintalah paklaring segera saat proses keluar berlangsung.

Sumber

• Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata), Pasal 1602z: kewajiban majikan memberikan surat keterangan yang ditandatangani pada waktu berakhirnya hubungan kerja, atas permintaan pekerja, berisi keterangan yang sebenarnya tentang sifat pekerjaan dan lamanya hubungan kerja.
• Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 4 Tahun 2022 tentang Tata Cara dan Persyaratan Pembayaran Manfaat Jaminan Hari Tua: bukti berhenti bekerja (termasuk surat keterangan pengalaman kerja) sebagai dokumen persyaratan klaim JHT.
• UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja: kerangka umum hak dan kewajiban pekerja dan pengusaha.

Catatan: Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat hukum. Untuk kasus spesifik, konsultasikan dengan praktisi hukum ketenagakerjaan.