Panduan WLKP untuk HR: Cara Lapor, Deadline & Sanksi 2026

Wajib Lapor Ketenagakerjaan Perusahaan (WLKP) adalah kewajiban setiap perusahaan untuk melaporkan data ketenagakerjaannya secara tertulis kepada pemerintah. Aturannya sudah ada sejak 1981 melalui UU No. 7 Tahun 1981, tetapi hingga kini masih banyak perusahaan yang belum menunaikannya. Padahal deadline-nya jelas: maksimal 30 hari setelah perusahaan berdiri, 30 hari sebelum pindah atau bubar, dan setiap bulan Desember untuk laporan tahunan. Pelaporan kini dilakukan secara online melalui portal Kemnaker.

Ringkasnya: setiap perusahaan yang mempekerjakan tenaga kerja, dari PT sampai UMKM, wajib lapor WLKP. Laporan pertama disampaikan paling lambat 30 hari setelah perusahaan didirikan atau mulai beroperasi kembali, lalu diulang setiap tahun pada bulan Desember. Pengusaha yang lalai terancam pidana kurungan paling lama 3 bulan atau denda hingga Rp1.000.000 menurut Pasal 10 UU 7/1981. Artikel ini merangkum cara lapor WLKP secara online langkah demi langkah, dokumen yang perlu disiapkan, dan kesalahan yang paling sering dilakukan HR.

Apa Itu WLKP dan Siapa yang Wajib Melaporkannya?

WLKP adalah singkatan dari Wajib Lapor Ketenagakerjaan Perusahaan. Dasar hukumnya adalah Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1981 tentang Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan, yang disahkan pada 31 Juli 1981 dan masih berlaku hingga hari ini (status peraturan di JDIH BPK: Berlaku).

Tujuan undang-undang ini sederhana: pemerintah membutuhkan data ketenagakerjaan yang akurat dari perusahaan untuk merumuskan kebijakan perluasan kesempatan kerja dan perlindungan tenaga kerja. Tanpa data dari perusahaan, pengawasan dan pembinaan ketenagakerjaan berjalan tanpa peta.

Yang wajib melapor bukan hanya perusahaan besar. Pada prinsipnya, setiap perusahaan yang mempekerjakan tenaga kerja wajib mengurus WLKP, termasuk PT, CV, PT Perorangan, yayasan, koperasi, perkumpulan, hingga UMKM berbadan usaha. Tidak ada batas minimum jumlah karyawan. Selama ada hubungan kerja, kewajiban ini berlaku.

Kewajiban ini berlaku untuk kantor pusat maupun cabang dan bagian perusahaan yang berdiri sendiri. Artinya, perusahaan dengan banyak cabang tidak bisa melaporkan sekali untuk semua: tiap unit kerja tetap harus terdata.

Data Apa Saja yang Harus Dilaporkan dalam WLKP?

Undang-Undang No. 7 Tahun 1981 menyebut laporan harus memuat keterangan tentang: identitas perusahaan, hubungan ketenagakerjaan, perlindungan tenaga kerja, dan kesempatan kerja. Formulir laporannya diperinci dalam Permenaker No. 18 Tahun 2017 tentang Tata Cara Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan dalam Jaringan.

Dalam praktiknya, data yang perlu disiapkan meliputi:

• Identitas perusahaan: nama perusahaan, tanggal berdiri, status kepemilikan (swasta, persero, yayasan, koperasi, perseorangan, dan lain-lain), status pemodalan (PMDN, PMA, joint venture), alamat dan kode pos, bidang usaha (KBLI), serta jumlah cabang.
• Keadaan tenaga kerja: jumlah dan komposisi karyawan. Per karyawan, data yang diminta antara lain NIK, nama lengkap, jenis kelamin, tanggal lahir, kode dan nama jabatan, pendidikan, status hubungan kerja (PKWT atau PKWTT), alamat, serta keterangan disabilitas atau tidak.
• Perencanaan tenaga kerja dan pelatihan: kebutuhan tenaga kerja ke depan dan program pelatihan yang dijalankan.
• Persyaratan kerja dan waktu kerja: sistem pengupahan, jam kerja, dan waktu istirahat.
• Perlindungan tenaga kerja: kepesertaan jaminan sosial (BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan) serta data keselamatan dan kesehatan kerja (K3).
• Hubungan industrial: data serikat pekerja, perjanjian kerja bersama, hingga riwayat PHK bila ada.

Catatan penting: karena data per karyawan diminta sampai ke NIK dan status hubungan kerja, HR yang datanya masih tercecer di banyak file akan kesulitan saat pengisian. Baca juga panduan kontrak kerja untuk memastikan status PKWT dan PKWTT karyawan tercatat dengan benar: PKWT & PKWTT: Panduan Lengkap Kontrak Kerja Karyawan di Indonesia.

Kapan Deadline Melapor WLKP?

Aturan waktunya diatur berlapis di dua regulasi: UU No. 7 Tahun 1981 untuk kewajiban pokoknya, dan Permenaker No. 18 Tahun 2017 untuk tata cara pelaporan daringnya. Berikut ringkasannya:

Ada dua hal yang sering disalahpahami dari tabel ini. Pertama, momen "mendirikan" tidak otomatis sama dengan tanggal akta pendirian badan hukum. Undang-undang mendefinisikan pendirian perusahaan sebagai dimulainya kegiatan fisik perusahaan dan/atau diperolehnya izin usaha. Jadi periode 30 hari dihitung dari kapan perusahaan benar-benar mulai beroperasi atau mengantongi izin, bukan sekadar tanggal akta.

Kedua, laporan tahunan pada bulan Desember adalah jadwal yang ditegaskan dalam Permenaker 18/2017. Karena saat artikel ini ditulis adalah Oktober 2026, HR yang belum pernah lapor atau belum melaporkan tahun ini sebaiknya memasukkan pelaporan WLKP ke agenda kerja Desember 2026 agar tidak lewat.

Bagaimana Cara Lapor WLKP Online?

Sejak Permenaker No. 18 Tahun 2017 disahkan (dan diubah dengan Permenaker No. 4 Tahun 2019), WLKP dilakukan secara daring melalui portal wajiblapor.kemnaker.go.id yang terhubung dengan ekosistem SIAPkerja/Sisnaker. Sistemnya mengadopsi prinsip self-assessment: perusahaan mengisi sendiri, kebenarannya dikroscek saat pengawas ketenagakerjaan melakukan pemeriksaan.

Berikut langkah-langkahnya:

1. Akses portal wajiblapor.kemnaker.go.id dan buat akun pengelola (Sisnaker). Isi data penanggung jawab akun: nomor e-KTP, nomor HP, dan email yang aktif. Sistem akan mengirim kode verifikasi lewat SMS atau email; masukkan kode tersebut di halaman yang sama.
2. Pilih pendaftaran perusahaan sebagai kantor pusat atau kantor cabang. Perhatian: status ini tidak bisa diubah setelah dipilih, jadi pastikan dari awal. Jika mendaftarkan pusat dulu, cabang bisa ditambahkan kemudian tanpa registrasi ulang.
3. Isi profil perusahaan: nama perusahaan, tanggal berdiri, KBLI (bisa lebih dari satu sesuai izin usaha), alamat, kode pos, jumlah cabang di Indonesia dan luar negeri, status kepemilikan, dan status pemodalan.
4. Lengkapi empat menu pengisian: Keadaan Tenaga Kerja, Pelatihan, Hubungan Industri, serta Keselamatan Kesehatan Kerja. Untuk data tenaga kerja dalam jumlah besar, sistem menyediakan format upload data karyawan (template tersedia di portal).
5. Buat laporan: masuk ke menu "Perusahaan", pilih "Pelaporan", lalu klik "Buat Laporan". Periksa kembali seluruh data sebelum dikirim.
6. Cetak bukti pelaporan dan simpan sebagai arsip perusahaan. Basis data akan memberikan tanda penerimaan serta nomor pendaftaran.

Portal WLKP juga terintegrasi dengan tiga sistem lain: OSS melalui NIB (Nomor Induk Berusaha), Dukcapil melalui NIK, dan BPJS Ketenagakerjaan melalui NPP (Nomor Pendaftaran Perusahaan). Integrasi ini mengurangi pengisian ganda, tetapi data karyawan tetap harus lengkap karena tidak semua terisi otomatis.

Perusahaan Baru yang Sudah Punya NIB: Apakah Otomatis Terdaftar?

Ya, sebagian prosesnya otomatis. Perusahaan yang baru mendirikan dan mendaftarkan usahanya melalui OSS (oss.go.id) secara otomatis terdaftar di sistem WLKP online. Perusahaan akan menerima email berisi instruksi lanjutan, lalu tinggal membuat akun di Sisnaker melalui tautan tersebut untuk melanjutkan pengisian data ketenagakerjaan.

Namun "otomatis terdaftar" bukan berarti "otomatis selesai". Data identitas perusahaan memang sudah terisi dari NIB, tetapi empat menu pengisian data ketenagakerjaan tetap harus dilengkapi dan laporan harus dibuat secara manual. Perusahaan yang hanya mendaftar akun lalu berhenti di tengah jalan belum memenuhi kewajiban WLKP.

Perusahaan yang sudah terdaftar di OSS sebelum Permenaker No. 4 Tahun 2019 disahkan bisa langsung mendaftar WLKP online secara manual mengikuti langkah di bagian sebelumnya.

Apa Sanksi Jika Perusahaan Tidak Lapor WLKP?

Sanksinya diatur langsung di Pasal 10 UU No. 7 Tahun 1981. Bagi perusahaan yang menganggap WLKP sekadar formalitas, pasal ini patut dibaca baik-baik:

Perlu dicatat: angka denda Rp1.000.000 adalah bunyi asli undang-undang tahun 1981 yang nominalnya belum diperbarui. Jangan menertawakan nominalnya, karena ancaman kurungannya tetap nyata. Selain sanksi pidana, ada konsekuensi praktis yang sering lebih menyakitkan: tanpa bukti pelaporan WLKP, perusahaan tidak bisa mengajukan permohonan izin penggunaan Tenaga Kerja Asing (TKA), dan berisiko bermasalah saat pemeriksaan pengawas ketenagakerjaan atau audit kepatuhan.

Kesalahan Umum HR Saat Mengurus WLKP

Dari praktik yang terdokumentasi, berikut kesalahan yang paling sering terjadi:

• Mengira laporan pertama cukup sekali selamanya. Laporan pertama memang hanya sekali, tetapi Pasal 7 ayat (1) mewajibkan pelaporan setiap tahun. Perusahaan yang lapor saat berdiri lalu tidak pernah lapor lagi tetap melanggar.
• Lewat dari 30 hari setelah relokasi kantor. Pindah alamat kantor (memindahkan perusahaan) memicu kewajiban lapor 30 hari setelahnya. Banyak perusahaan pindah kantor tanpa memberitahu siapa pun, lalu terkejut saat data alamat di sistem tidak cocok.
• Salah memilih status kantor pusat atau cabang saat registrasi. Portal tidak mengizinkan perubahan status setelah pendaftaran. Registrasi ulang berarti waktu terbuang dan data ganda.
• Data karyawan tidak siap saat pengisian. Sistem meminta data per karyawan sampai NIK, status hubungan kerja, dan disabilitas. HR yang datanya masih tercecer di spreadsheet terpisah akan menghabiskan waktu lama di tahap ini, atau mengisi asal-asalan dan bermasalah saat pemeriksaan.
• Mendaftar akun tapi tidak membuat laporan. Akun Sisnaker yang dibuat tetapi tidak dilanjutkan ke tahap "Buat Laporan" dan cetak bukti berarti kewajiban belum terpenuhi.
• Mengabaikan laporan tahunan Desember. Sebagian perusahaan merasa "sudah lapor waktu berdiri" dan melewatkan siklus Desember setiap tahun.

Checklist Dokumen yang Perlu Disiapkan Sebelum Lapor

Agar pengisian berjalan sekali jalan, siapkan dokumen dan data berikut sebelum membuka portal:

• NIB (Nomor Induk Berusaha) dan akta pendirian perusahaan.
• NPWP perusahaan.
• Nomor kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan (NPP) dan BPJS Kesehatan.
• Daftar lengkap karyawan: NIK, nama lengkap, jenis kelamin, tanggal lahir, kode dan nama jabatan, pendidikan terakhir, status hubungan kerja (PKWT/PKWTT), alamat, dan keterangan disabilitas.
• Data struktur upah, jam kerja, dan waktu istirahat yang berlaku.
• Data pelatihan yang sudah dan akan dijalankan.
• Data serikat pekerja, perjanjian kerja bersama, dan riwayat PHK (bila ada).
• Data fasilitas K3 perusahaan.

Jika data karyawan perusahaan Anda belum terpusat rapi, urus dulu database-nya sebelum musim pelaporan Desember tiba. Baca juga: Cara Mengelola Cuti Karyawan yang Adil dan Transparan untuk melengkapi data perlindungan tenaga kerja, dan pembaruan regulasi terbaru di UU Pelindungan Ketenagakerjaan 2026: 7 Perubahan yang Wajib HR Tahu.

Kelola Data Karyawan Lebih Rapi dengan Employee Master Database

Bagian paling menyita waktu dari WLKP bukan mengisi portalnya, melainkan menyiapkan data karyawannya: NIK, status hubungan kerja, jabatan, pendidikan, kepesertaan BPJS, semua harus akurat dan terbaru. Employee Master Database dari TemplateHRD membantu HR menyimpan seluruh data karyawan dalam satu database Google Sheets yang terstruktur, sehingga saat musim pelaporan WLKP tiba, data tinggal diekspor dan diisikan ke portal tanpa kejar-kejaran file. Lihat Employee Master Database di sini.

Pertanyaan Umum tentang WLKP

Apakah UMKM wajib lapor WLKP?

Ya. Kewajiban WLKP berlaku untuk setiap perusahaan yang mempekerjakan tenaga kerja, tanpa batas minimum jumlah karyawan. UMKM berbadan usaha tetap wajib melapor.

Berapa biaya lapor WLKP online?

Pelaporan WLKP melalui portal Kemnaker tidak dipungut biaya. Perusahaan hanya perlu meluangkan waktu menyiapkan data dan mengisi formulir.

Apakah bukti WLKP berlaku selamanya?

Tidak. Bukti laporan pertama hanya menandakan perusahaan sudah terdaftar dan melapor. Kewajiban berlanjut dengan laporan berkala setiap tahun pada bulan Desember, dan pelaporan ulang setiap ada perubahan (relokasi, penghentian, atau pembubaran).

Apakah cabang perusahaan harus lapor terpisah?

UU 7/1981 mewajibkan pelaporan untuk kantor pusat, cabang, maupun bagian perusahaan yang berdiri sendiri. Di portal, cabang didaftarkan di bawah akun perusahaan setelah kantor pusat terdaftar.

Bagaimana jika perusahaan sudah bertahun-tahun tidak pernah lapor?

Segera daftarkan dan laporkan keadaan ketenagakerjaan saat ini melalui portal, lalu jadwalkan laporan berkala Desember setiap tahun. Penundaan justru memperbesar risiko sanksi saat ada pemeriksaan pengawas ketenagakerjaan.

Sumber

• Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1981 tentang Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan (status: berlaku; JDIH BPK, peraturan.bpk.go.id).
• Permenaker No. 18 Tahun 2017 tentang Tata Cara Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan dalam Jaringan, sebagaimana diubah dengan Permenaker No. 4 Tahun 2019.
• Pusat Kajian Akuntabilitas Keuangan Negara DPR RI, Analisis Ringkas Cepat: kepatuhan pelaporan WLKP berkala setiap tahun di bulan Desember (berkas.dpr.go.id).
• Portal resmi pelaporan: wajiblapor.kemnaker.go.id (Kementerian Ketenagakerjaan).

Catatan: Artikel ini bersifat informasi umum dan bukan nasihat hukum. Untuk kepastian penerapan pada kondisi perusahaan Anda, konsultasikan dengan praktisi hukum ketenagakerjaan atau Dinas Ketenagakerjaan setempat.